ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( OAS : Office Automation System )

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS )

เป็นระบบสำหรับเชื่อมโยงการทำงานของเจ้าหน้าที่และผู้บริหาร เพื่อใช้ในการสื่อสารข้อมูล การค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูล การจัดตารางนัดหมาย การประชุมทางไกล

สนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยตรง เช่น พนักงานป้อนข้อมูล(Data Entry Worker) เป็นกลุ่มพนักงานที่มีความรู้ในระดับต่ำกว่าผู้ชำนาญการ (Knowledge Workers) OAS เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกัน และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างกัน

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

เป็นระบบที่ออกแบบขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบสำนักงานอัตโนมัติประกอบด้วย

· ระบบจัดการเอกสาร

· ระบบจัดการด้านข่าวสาร

· ระบบประชุมทางไกล

· ระบบสนับสนุนสำนักงาน

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิมผู้บริหารคอมพิวเตอร์

ผู้บริหารคอมพิวเตอร์ อาจเป็นหัวหน้าของศูนย์คอมพิวเตอร์ หรือ ศูนย์เครือข่าย ก็ได้ อาจเรียกว่า PC Manager LAN Manager มีหน้าที่หลักในการดูแลระบบและเครื่องคอมพิวเตอร์

1. ควบคุมปริมาณเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

2. ควบคุมค่าใช้จ่าย

3. ความเป็นเอกภาพและความปลอดภัยของข้อมูล

4. การระมัดระวังการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ ที่นอกเหนือการทำงาน

ศูนย์สารสนเทศ (Information Center)

เป็นหน่วยงานที่พนักงานจะได้รับความช่วยเหลือ ในการแก้ไขปัญหาทางซอฟต์แวร์ ในองค์กรใหญ่ๆ ศูนย์ข้อมูลอาจเรียกว่า Support Center ซึ่งให้ความช่วยเหลือแก่ผู้ใช้ในรูปแบบต่าง ๆ

การให้บริการของศูนย์สารสนเทศมี ดังนี้

1. การเลือกใช้ซอฟต์แวร์

2. การเข้าถึงข้อมูล

3. การเข้าถึงเครือข่าย

4. การฝึกอบรม

5. การให้ความช่วยเหลือด้านเทคนิค

ประโยชน์ของ OAS

1. เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร

2. ป้องกันการสูญหายของภูมิปัญญา ในกรณีที่บุคลากรเกษียณอายุ ลาออก หรือเสียชีวิต

3. เพิ่มศักยภาพในการแข่งขันและความอยู่รอด

4. เป็นการลงทุนในต้นทุนมนุษย์ ในการพัฒนาความสามารถที่จะแบ่งปันความรู้ที่ได้เรียนรู้มาให้กับคนอื่นๆ ในองค์กร และนำความรู้ไปปรับใช้กับงานที่ทำอยู่ให้เกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น เป็นการ พัฒนาคน และพัฒนาองค์กร

5. ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการตัดสินใจและวางแผนดำเนินงานให้รวดเร็ว และดีขึ้น เพราะมีสารสนเทศ หรือแหล่งความรู้เฉพาะที่มีหลักการ เหตุผลและน่าเชื่อถือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ

6. ผู้บังคับบัญชาสามารถทำงานเชื่อมโยงกับผู้ใต้บังคับบัญชาให้ใกล้ชิดกันมากขึ้น ช่วยเพิ่มความกลมเกลียวในหน่วยงาน

7. เมื่อพบข้อผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน ก็สามารถหาวิธีแก้ไขได้ทันท่วงที

8. แปรรูปความรู้ให้เป็นทุน ซึ่งเป็นการสร้างความท้าทายให้องค์กรผลิตสินค้าและบริการจากความรู้ที่มี เพื่อเพิ่มคุณค่า และรายได้ให้กับองค์กร

9. เพื่อการสร้างสรรค์ และบรรลุเป้าหมายของจินตนาการที่ยิ่งใหญ่

10. เปลี่ยนวัฒนธรรม จาก วัฒนธรรมอำนาจ / แนวดิ่ง สู่ วัฒนธรรมความรู้ / แนวราบ

11. ความสามารถในการปรับตัวและความยืดหยุ่น

12. การจัดการความรู้ช่วยให้องค์กรมีความเข้าใจลูกค้า แนวโน้มของการตลาด และการแข่งขันทำให้เพิ่มโอกาสในการแข่งขัน

13. การพัฒนาทรัพย์สินทางปัญญาเป็นการพัฒนาความสามารถขององค์กรในการใช้ประโยชน์จากทรัพย์สินทางปัญญาที่มีอยู่

14. การยกระดับผลิตภัณฑ์ การนำการจัดการความรู้มาใช้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและบริการ

15. การบริหารลูกค้า การศึกษาความสนใจและความต้องการของลูกค้าจะเป็นการสร้างความพึงพอใจและเพิ่มยอดการขาย และการสร้างรายได้

16. การลงทุนทางทรัพยากรบุคคล การเพิ่มความสามารถในการแข่งขันการเรียนรู้ร่วมกัน